//
you're reading...
Chuyện Linh Tinh, góp nhặt cát đá, Mẹo Vặt, Đời sống, Điểm Blog

5 tips giúp ghi chép, lưu trữ hiệu quả hơn

 

 

 

Việc ghi chép, lưu trữ ý tưởng, nội dung là một trong những kĩ năng cơ bản nhất trong học tập, công việc hay bất kì hoạt động đòi hỏi ghi nhớ nào. Không chỉ giúp bạn ghi nhớ, lưu trữ & sắp xếp nội dung, việc ghi chép còn là kim chỉ nam những lúc cần lên ý tưởng, sáng tạo nội dung hay biên soạn bất kì tài liệu, tài sản trí tuệ nào.

Nếu bạn là một cây bút trong nghề sáng tạo và công việc hàng ngày đòi hỏi bạn không ngừng tìm kiếm, khai thác ý tưởng thì việc ghi chép, nắm bắt ý tưởng càng trở nên đáng giá hơn bao giờ hết.

Do đó, dựa vào kinh nghiệm & đúc kết của bản thân, 5 tips ghi chép, lưu trữ ý tưởng, nội dung dưới đây được mình tóm gọn & sắp xếp lại với mục tiêu giúp bạn tìm ra những phương pháp ghi chép phù hợp nhất cho bản thân:

 

1. Áp dụng 5W1H

Công cụ ghi chép được xem là thích hợp, tiện dụng đối với bạn khi thỏa mãn 5W1H của bạn: WHATWHOWHENWHEREWHY & HOW. Đầu tiên, hãy tự đặt những câu hỏi dưới đây cho bản thân & xem xét “tình trạng” ghi chép hiện tại của bạn:

  • What: Bạn thường ghi chép những gì? Nhu cầu ghi chép hàng ngày của bạn nhiều hay ít? Cụ thể là bao nhiêu trang một tháng?
  • Who: Ai là người ghi chép?
  • When: Bạn thường ghi chép vào thời điểm nào? Khi nào bạn dành thời gian tự tổng kết & ôn lại?
  • Where: Bạn ghi chép ở những nơi nào?
  • Why: Tại sao bạn có nhu cầu ghi chép nhiều (hay ít) như vậy? Có cần điều chỉnh không?
  • How: Bạn thường ghi chép bằng cách nào? Dùng app hay giấy bút? Bạn thường dùng những dụng cụ gì để ghi chép?

 

1

 

Sau khi suy nghĩ & đưa ra đáp án cho các câu hỏi trên, bạn có thể chọn cho mình 1 trong 2 công cụ ghi chép dưới đây để phù hợp với nhu cầu ghi chép của bản thân (lưu ý: bạn cũng có thể chọn cả 2 nếu bản thân thích nghi dễ dàng).

 

2. Ghi chép bằng App điện thoại

  • Ưu điểm: có thể cập nhật & sửa đổi; đồng bộ hóa giữa các thiết bị; dung lượng lưu trữ lớn; tiết kiệm chi phí mua giấy bút; tiết kiệm không gian (tất cả nội dung chỉ nằm trong điện thoại hay PC); gần như lưu trữ mãi mãi (nếu không xóa tất cả nội dung/ tài khoản)
  • Nhược điểm: tốn chi phí mua gói sử dụng Premium (nếu dùng nhiều)

 

2

 

Một ưu điểm của việc ghi chép bằng app mà mình rất thích đó là không phải tốn không gian để lưu trữ (như đối với khi dùng giấy viết) & có thể tìm kiếm bất cứ lúc nào (gần như là lưu trữ mãi mãi, chỉ trừ khi mình muốn xóa toàn bộ nội dung/ tài khoản). Việc này rất phù hợp với cách sống Tối giản hóa mà mình đang muốn hướng đến, cho dù việc tối giản như thế nào còn tùy thuộc vào lựa chọn của mỗi người. Hiện tại mình đang tập thói quen hạn chế các vật dụng chiếm nhiều không gian hay không cần thiết, như vậy bản thân sẽ thấy tự do về không gian hơn, dễ dàng sáng tạo, đưa ra những ý tưởng mới trong công việc.

Ví dụ, khi chuẩn bị bản nháp đầu tiên của bài viết này, mình đã sử dụng app Simplenote & trước đó đã quyết định sẽ dùng Simplenote vào việc lên ý tưởng, nội dung sơ bộ cho các bài blog, book review hay những bài viết có độ dài từ 1000 đến hơn 3000 từ. Còn đối với những ghi chú có độ dài ngắn hoặc task ngắn hạn trong ngày, mình hay dùng Google TaskGoogle Keep để ghi lại. Đối với những nội dung có độ dài trung bình như chi tiêu cá nhân, biên bản cuộc họp,… thì Evernote là lựa chọn phù hợp nhất. Ngoài ra, một số app khác tương tự cũng được mình dùng để nhắc nhở công việc như Google Calendar (sự kiện, lịch trình hàng ngày), Habitify (thói quen hàng này), Forest (tập trung làm việc)… Mình ưu tiên dùng những app thuộc quyền phát triển của Google hoặc có thể đăng nhập đồng bộ với Gmail để cùng dễ liên kết & tiết kiệm thời gian hơn.

Đối với công cụ online, việc cập nhật và chỉnh sửa nội dung diễn ra rất nhanh chóng và dễ dàng. Khác với ghi chép giấy, việc ghi chép online giúp bạn truy cập và cá nhân hoá tất cả mọi dữ liệu của mình.

Với mình, lựa chọn phù hợp nhất là Evernote. Nguyên nhân đơn giản là vì Evernote có thể đồng bộ hoá dữ liệu ghi chép trong tất cả các thiết bị kết nối mạng (như điện thoại, laptop) & mình có thể dễ dàng liên kết với tài khoản email hay Facebook cá nhân. Ngoài ra, việc lưu trữ cũng là một điểm mạnh của Evernote khi dành ra một kho dữ liệu khá là thoải mái cho người dùng (mình hiện tại chỉ dùng phiên bản Miễn phí nhưng nếu không upload hình ảnh, video & ghi âm thì dung lượng ghi chú không bao giờ lo vượt mức).

Mình vốn khá để ý đến trải nghiệm người dùng khi sử dụng bất kì app hay dịch vụ nào, do đó những chi tiết nhỏ như thao tác đánh máy, tiện ích trên thanh công cụ hay màu sắc,… cũng được mình chú trọng rất nhiều. Evernote biết cách tối ưu hóa để giúp mình dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm & phân loại các ghi chú hơn nhờ vào giao diện đơn giản, tối ưu hóa. Việc này rất quan trọng vì qua thời gian, sau khi sử dụng nhiều ghi chú thì bạn cũng rất dễ “ngụp lặn” và bối rối trước kho ghi chép của bản thân đó.

 

3. Ghi chép bằng sổ tay & bút

  • Ưu điểm: ghi nhớ lâu hơn; linh hoạt tổ chức ý tưởng
  • Nhược điểm: tốn chi phí mua giấy bút; tốn không gian lưu trữ

 

3

 

Một vài nghiên cứu chỉ ra rằng việc thực sự ghi chép bằng tay có thể giúp bạn nhớ lâu hơn so với ghi chép trên thiết bị điện tử, với nguyên do giác quan của bạn được kích thích nhiều hơn khi trải nghiệm, tiếp xúc với giấy trắng mực đen (mũi ngửi được mùi hương của giấy, tay dùng sức để cầm bút & trải nghiệm chất lượng giấy, đồng thời não cũng tìm cách sắp xếp nội dung ghi chú linh hoạt hơn – đối với các loại sổ trơn, bullet journal, vân vân). Bên cạnh đó, nếu bạn là người thích lưu trữ tài liệu & có đủ không gian để chứa những cuốn sổ, thì việc ghi chép vẫn là lựa chọn rất phù hợp.

Có rất nhiều loại sổ và bút được dùng cho mỗi mục đích sử dụng khác nhau. Hãy chọn cho mình một loại sổ ưng ý, có số lượng trang, kích thước phù hợp để mang theo.

Ngoài ra việc ghi chú bằng cách nào, trình bày như thế nào cũng kích thích trí nhớ và sự sáng tạo của não bộ không ít. Do đó, hãy cân nhắc và tận dụng những lợi thế này khi bạn chọn cách ghi chú bằng sổ nhé.

 

4. Kết hợp cả 2 công cụ để ghi chép & lưu trữ

Tùy theo lựa chọn & sắp xếp, bạn vừa có thể ghi chú trên app, vừa ghi chép trên sổ tay, miễn là bạn thấy thoải mái, dễ thích nghi và tiếp nhận được những thông tin ghi chú của mình.
Lựa chọn các công cụ online của mình đã được nói ở phần trên, còn đối với cách ghi chú trên giấy, mình sẽ ghi những bài học, nội dung học thuật trên lớp & các ý tưởng nghiên cứu.

 

4

 

Do đó, hãy chọn loại công cụ mà bạn thấy tiện dụng nhất, phù hợp với nhu cầu và thói quen sử dụng của mình. Như vậy thì bạn mới có thể làm quen và ghi chú nhiều hơn.

 

5. Nắm bắt ý tưởng đúng lúc

Ý tưởng được xem như loại cảm hứng xuất hiện bất ngờ, khó lưu lại & cũng dễ biết mất nhất. Ý tưởng bất chợt xuất hiện mà không hề báo trước, có thể ngay cả khi bạn bận mò mẫm với công việc dang dở khác, như lúc đang thư giãn trong nhà tắm, tận hưởng buổi xem phim, chén một bữa ngon hay thậm chí đi nặng. Dù bạn cũng khám phá được ý tưởng trong những buổi brainstorm có chủ ý, nhưng những lúc đầu óc thư giãn lại là khoảng thời gian dễ “hái ra tiền” nhất.

 

5

 

Dù không dễ để nắm bắt & cũng không mang giá trị nguyên vẹn như một bản nội dung kì công, ý tưởng vẫn có một giá trị nhất định về điểm sáng tạo, mới lạ, độc đáo hay bất kì giá trị trí tuệ nào. Do đó, việc thủ sẵn một loại công cụ để bạn có thể ngay lập tức ghi lại ý tưởng là cực kì quan trọng. Nếu không thì chỉ một vài giây ngắn ngủi sau, ý tưởng của bạn có thể không còn được giữ lại nguyên vẹn trong trí nhớ.

Lộc Hoàng Vũ

(Nguồn : lochoangvu.wordpress.com)

 

 

 

 

 

Thảo luận

Không có bình luận

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Thư viện

%d bloggers like this: